Pernah mengalami momen di mana Anda butuh sebuah dokumen secepatnya, tetapi arsip kertas justru membuat suasana makin panik?
Itulah alasan mengapa ribuan bisnis di Indonesia mulai beralih ke digitalisasi dokumen. Namun, banyak yang belum tahu bahwa digitalisasi bukan sekadar “scan → simpan”. Ada tahapan yang harus dilakukan agar hasilnya rapi, aman, dan mudah dikelola.
Berikut adalah tahap-tahap utama dalam pengelolaan digitalisasi dokumen yang wajib diterapkan oleh perusahaan modern.
1. Identifikasi & Klasifikasi Dokumen
Sebelum memulai proses scanning, Anda perlu menentukan:
- jenis dokumen (legal, invoice, kontrak, data pelanggan)
- tingkat kepentingan dan sensitivitas
- masa retensi dokumen
- volume dokumen yang akan didigitalisasi
Langkah ini membantu menentukan prioritas dan kebutuhan scanner yang tepat (ADF, duplex, portable, atau flatbed).
2. Persiapan Dokumen Fisik
Dokumen kertas harus dipersiapkan agar proses scanning tidak terganggu:
- buka staples & klip kertas
- ratakan lipatan
- pastikan dokumen bersih dan tidak kusut
- susun dokumen sesuai urutan
Tahap ini penting agar performa scanner ADF duplex bekerja maksimal tanpa macet.
3. Proses Scanning
Gunakan scanner yang sesuai kebutuhan:
- ADF Duplex → untuk volume besar
- Flatbed → untuk dokumen penting atau rusak
- Portable → untuk mobilitas
- Scanner KTP → untuk front office dan registrasi
Pastikan pengaturan resolusi, warna, dan ukuran file sesuai standar perusahaan.
4. OCR (Optical Character Recognition) & Editing
Ini adalah tahap yang membuat dokumen digital jadi lebih cerdas.
OCR memungkinkan:
- teks bisa dicari
- isi dokumen bisa disalin
- indexing otomatis
- pengenalan dokumen berbasis kata kunci
Setelah itu, lakukan pengecekan hasil scan untuk memastikan kualitas sudah optimal.
5. Penyimpanan & Penamaan File
Gunakan metode penamaan file yang konsisten, misalnya:
Tahun_Bulan_JenisDokumen_NamaKlien.pdf
Simak beberapa tips penyimpanan:
- gunakan folder bertingkat
- pisahkan dokumen publik dan sensitif
- simpan di server lokal & cloud
- atur hak akses untuk keamanan
6. Backup & Pengamanan Dokumen Digital
Dokumen digital harus aman dari kehilangan, kerusakan, atau akses ilegal. Terapkan:
- backup otomatis berlapis
- password protection
- enkripsi dokumen sensitif
- audit akses secara berkala
Tahap inilah yang membuat digitalisasi benar-benar aman dan dapat diandalkan.
