Di era digital saat ini, pengelolaan arsip tidak lagi cukup hanya menyimpan dokumen di lemari atau gudang arsip. Arsip digital menjadi solusi utama agar dokumen lebih aman, mudah dicari, dan siap diakses kapan saja. Namun, digitalisasi yang baik membutuhkan workflow yang jelas dan benar, dimulai dari dokumen fisik hingga tersimpan online.
Artikel ini akan membahas alur kerja (workflow) arsip digital secara sederhana dan praktis.
1. Persiapan Dokumen Fisik
Tahap pertama dalam workflow arsip digital adalah menyiapkan dokumen fisik yang akan discan.
Langkah yang perlu dilakukan:
- Lepaskan staples, penjepit, dan klip kertas
- Ratakan kertas agar tidak terlipat atau miring
- Kelompokkan dokumen berdasarkan jenis atau tahun
- Pisahkan dokumen rusak atau tipis (lebih cocok scan flatbed)
Persiapan yang baik akan menghindari error scan dan memperpanjang usia scanner.
2. Proses Scan Menggunakan Scanner Dokumen
Tahap ini merupakan inti digitalisasi dokumen. Pemilihan scanner sangat berpengaruh pada kecepatan dan hasil akhir.
Jenis scanner yang umum digunakan:
- Scanner ADF (Automatic Document Feeder)
Cocok untuk arsip massal seperti dokumen kantor, data siswa, invoice, dan laporan. - Scanner Flatbed
Cocok untuk ijazah, sertifikat, dokumen penting, dan kertas rapuh.
Pengaturan scan yang disarankan:
- Resolusi: 200–300 DPI
- Format: PDF untuk arsip, JPG/PNG untuk gambar
- Mode: Grayscale atau hitam putih untuk teks
3. Penamaan & Pengelompokan File
Setelah proses scan selesai, file digital harus diberi nama yang rapi dan konsisten agar mudah dicari.
Contoh penamaan file:
3. Penamaan & Pengelompokan File
Setelah proses scan selesai, file digital harus diberi nama yang rapi dan konsisten agar mudah dicari.
Contoh penamaan file
:Surat_Masuk_2024_001.pdf
Ijazah_Siswa_Andi_2023.pdf
Invoice_Pembelian_Januari.pdf
Gunakan struktur folder seperti:
- Tahun
- Jenis dokumen
- Divisi atau kategori
Tahap ini sering dianggap sepele, padahal sangat menentukan efisiensi arsip digital jangka panjang.
4. Optimasi & Keamanan File Digital
Agar arsip digital siap digunakan, lakukan optimasi:
- Kompres ukuran file tanpa mengurangi kualitas
- Gunakan OCR agar teks bisa dicari
- Beri password pada dokumen sensitif
- Batasi hak akses pengguna
Dengan langkah ini, dokumen menjadi aman, ringan, dan profesional.5. Penyimpanan Online & Cloud
Tahap akhir adalah menyimpan arsip digital agar mudah diakses.
Pilihan penyimpanan:
- Cloud storage (Google Drive, OneDrive)
- Server kantor
- NAS (Network Attached Storage)
Keuntungan arsip digital online:
- Bisa diakses kapan saja
- Mudah dibagikan
- Backup otomatis
- Minim risiko kehilangan data
Kesimpulan
Workflow arsip digital yang baik selalu dimulai dari proses scan yang tepat. Scanner dokumen menjadi fondasi utama agar dokumen fisik dapat berubah menjadi arsip digital yang rapi, aman, dan siap diakses online.
Baik untuk kantor, sekolah, maupun UMKM, digitalisasi arsip bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan.
👉 Gunakan scanner dokumen yang sesuai kebutuhan untuk memastikan proses digitalisasi berjalan cepat dan optimal.
