Banyak perusahaan di Indonesia yang masih ragu mengenai legalitas dokumen scan untuk menggantikan arsip fisik. Padahal, menumpuk kertas memakan biaya.
Padahal, menumpuk kertas memakan biaya sewa ruangan, berisiko rusak dimakan rayap, dan rawan hilang saat bencana. Pertanyaannya, di era serba digital ini, apakah hasil scan dokumen memiliki kekuatan hukum yang sama dengan aslinya?
Mari kita bedah berdasarkan regulasi di Indonesia (UU ITE).
1. Payung Hukum Dokumen Digital (UU ITE)
Kabar baik bagi Anda yang ingin beralih ke paperless office. Berdasarkan Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) No. 11 Tahun 2008 (dan perubahannya), informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik diakui sebagai alat bukti hukum yang sah.
Artinya, faktur, surat jalan, atau kontrak yang Anda scan dan simpan secara digital bisa digunakan sebagai bukti di pengadilan, asalkan sistem yang digunakan untuk menyimpannya dapat dipertanggungjawabkan.
2. Dokumen Apa yang TIDAK Boleh Hanya Digital?
Meskipun UU ITE mendukung digitalisasi, ada beberapa jenis dokumen “sakral” yang menurut undang-undang harus tetap memiliki fisik aslinya (tidak bisa digantikan 100% oleh hasil scan), antara lain:
- Surat Berharga: Seperti Saham, Cek, Bilyet Giro.
- Surat Kepemilikan Hak Tanah/Bangunan: Sertifikat tanah asli.
- Dokumen Akta Notariil: Akta pendirian perusahaan yang dibuat oleh notaris.
Selain dokumen pengecualian di atas (seperti invoice operasional, formulir aplikasi, surat internal, rekam medis), digitalisasi adalah langkah penghematan yang sangat aman dan legal.
3. Syarat Agar Hasil Scan Diakui Valid
Agar hasil scan Anda kuat secara hukum dan tidak diperdebatkan saat audit, ada syarat teknis yang harus dipenuhi:
- Keterbacaan (Clarity): Hasil scan harus jernih, tidak buram, dan terbaca jelas sesuai aslinya.
- Integritas Data: File tidak boleh dimanipulasi (diedit Photoshop untuk mengubah angka).
- Identitas: Jelas siapa yang membuat atau memindai (bisa menggunakan fitur Watermark atau Digital Signature).
Inilah mengapa menggunakan scanner profesional sangat penting dibandingkan sekadar foto pakai HP. Scanner dokumen (seperti Fujitsu/Ricoh) memiliki fitur image enhancement yang memastikan teks tetap tajam dan terbaca mesin, sehingga validitasnya terjaga.
4. Kapan Anda Boleh Memusnahkan Kertas Asli?
Berdasarkan Perka ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), perusahaan dapat melakukan pemusnahan arsip fisik setelah dialihmediakan (discan) dengan syarat:
- Retensi arsip sudah terpenuhi (sesuai kebijakan perusahaan, misal 5 atau 10 tahun).
- Sudah dibuat Berita Acara alih media (scan).
- Hasil scan sudah diverifikasi kesesuaiannya dengan asli.
Kesimpulan: Jangan Takut Beralih Digital
Digitalisasi bukan lagi pilihan, tapi kebutuhan. Dengan memahami aturan mainnya, Anda bisa menghemat jutaan rupiah biaya gudang penyimpanan dan mempercepat proses kerja.
Kunci utamanya adalah kualitas hasil scan. Jangan pertaruhkan legalitas dokumen bisnis Anda dengan hasil scan yang buram atau terpotong.
Butuh solusi scanner dokumen yang hasil scan-nya jernih, cepat, dan diakui standar industri? Lihat Koleksi Scanner Dokumen Terbaik Di Sini atau konsultasikan kebutuhan arsip Anda dengan tim Dunia Scanner melalui WhatsApp.
